5 Chiến lược giúp cải thiện năng suất và sự tập trung

Một trong những yếu tố đóng góp lớn nhất vào năng suất là khả năng tập trung; nghĩa là khả năng thu hẹp sự chú ý của chúng ta vào một điều gì đó.

Tập trung giúp chúng ta để mắt đến mục tiêu. Đó là điều then chốt giúp cho là làm sáng tỏ vấn đề, gia tăng tính hiệu quả và khả năng tập trung. Vấn đề là, chú ý của tất cả chúng ta là một nguồn lực hạn chế và dễ bị thu hút, làm phân tâm.

Ảnh: kevin-ku-w7ZyuGYNpRQ-unsplash

Cho dù chúng ta thấy mình bị thu hút bởi một đồng nghiệp nói nhiều, một người sửa đường, phương tiện truyền thông kỹ thuật số hay các tập hit mới của Netflix, hơn bao giờ hết chúng ta đang ngày càng phải vật lộn để cạnh tranh nhiều hơn trong việc giành được sự chú ý của chính mình.

Chúng ta quá bận rộn với việc cố gắng hoàn thành mọi việc, mọi người ở khắp mọi nơi đang trải qua một “cơn đại dịch của sự quá tải”. Đối với hầu hết chúng ta, việc duy trì sự chú ý đã trở thành một thách thức hàng ngày.

Hôm nay, chúng ta sẽ khám phá 5 bước bạn có thể thực hiện để cải thiện đáng kể sự tập trung của mình bằng cách tìm hiểu cách nâng cao ý thức về thói quen của bạn và cuối cùng là sử dụng hiệu quả hơn thời gian của bạn.

Chúng ta sẽ khám phá các cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, cách chống lại sự phân tâm của kỹ thuật số và ngăn chặn tình trạng quá tải thông tin. Và cuối cùng, chúng ta sẽ thảo luận về lợi ích của việc chậm lại và làm từng việc một.

Phát triển khả năng tỉnh giác (mindful awareness) về thói quen của bạn

Bước quan trọng nhất là phát triển khả năng ý thức về thói quen và khuynh hướng của chính bạn. Nếu bạn có thể nâng cao ý thức về xu hướng của mình và thực hành tỉnh giác từng khoảnh khắc trong ngày [khả năng quay về, có mặt trong hiện tại - ND], bạn sẽ ít bị phân tâm hơn và có nhiều cơ hội trở lại tập trung sớm hơn.

Hãy dành một chút thời gian để xem lại những điều khiến bạn phân tâm thường xuyên nhất trong ngày.

Phương tiện truyền thông xã hội, truyền hình, đồng nghiệp hay thành viên gia đình nói nhiều, đồ ăn, mua sắm, email hoặc điện thoại. Có lẽ nó đang khiến bạn đánh mất những gì bạn đang làm bởi vì bạn đang cố gắng quá nhiều cùng một lúc, sắp xếp bàn làm việc hoặc đầu óc của bạn, lạc vào những giấc mơ ban ngày.

Ảnh: drew-beamer-uejtDqpJ7ig-unsplash

Điểm chung của tất cả những thứ gây xao nhãng này là chúng là sự chuyển hướng khỏi các ưu tiên của chúng ta.

Để chế ngự những phiền nhiễu này, trước tiên chúng ta cần ý thức được điều gì dễ thu hút sự chú ý của chúng ta nhất. Và mỗi khi chúng ta nhận thấy mình đã bị phân tâm và bị trôi đi, chúng ta sẽ cố gắng dừng lại và đưa bản thân trở lại.

Khi bạn thấy mình bị phân tâm, sự chú ý của bạn bị chuyển hướng, bạn đơn giản chỉ cần dừng lại, ý thức là bạn đang bị phân tâm và quay trở lại.

Đối với ngày hôm nay, chỉ cần chú ý, nhận biết khi bạn bị phân tâm. Bạn chưa phải làm bất cứ điều gì về nó. Chỉ cần cố gắng tăng cường chất lượng của khả năng chú ý, nhận biết của mình. Đó là bước đầu tiên.

Hãy thật tỉnh giác về những sự ưu tiên của mình

Sự xao nhãng ở khắp mọi nơi và chúng gây ảnh hưởng nặng nề đến mức độ năng suất của chúng ta.

Hãy nghĩ theo cách này: khi bạn cho phép mình bị phân tâm, bạn đang dành cho những thứ có tầm quan trọng thấp và sự chú ý quá mức.

Ảnh: claudio-schwarz-purzlbaum-jSqwyZ5gP0U-unsplash.jpg

Vì vậy, một trong những nơi tốt nhất để bắt đầu khi nỗ lực củng cố sự tập trung của bạn là lưu tâm đến các ưu tiên của bạn.

Mỗi sáng khi bạn bắt đầu ngày mới hoặc ngồi xuống làm việc, một trong những nhiệm vụ đầu tiên của bạn là làm rõ những gì bạn muốn tập trung vào.

Bắt đầu bằng cách xem lại các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn. Nếu bạn có danh sách mười, hãy chọn một ưu tiên duy nhất từ danh sách đó. Ngay cả khi có một số nhiệm vụ có tầm quan trọng như nhau, chỉ cần chọn một.

Khi bạn đã nghĩ đến ưu tiên duy nhất đó, hãy bắt đầu làm việc. Hãy gạt mọi thứ khác trong danh sách của bạn sang một bên, loại bỏ mọi phiền nhiễu, tắt tiếng điện thoại và tập trung vào một ưu tiên đó.

Khi các ưu tiên của bạn rõ ràng như pha lê thì sẽ có ít khả năng bị chuyển hướng khỏi chúng.

Hạn chế sự phân tâm đến từ kỹ thuật số

Trong “kỷ nguyên kỹ thuật số sự phân tâm”,  hơn bao giờ hết chúng ta lại phải tranh giành lại sự chú ý của chính mình.

Mặc dù Internet đã tạo ra những lợi ích vô hạn, nhưng vẫn có những hậu quả không thể kiểm soát của cuộc cách mạng kỹ thuật số. Một trong số đó là công nghệ chúng ta sử dụng hàng ngày cực kỳ gây nghiện.

Cho dù đó là sự lôi cuốn của Facebook, sự lôi kéo của hộp thư đến hay sự quyến rũ của một dòng tiêu đề hấp dẫn, thì luôn có những điều khiến chúng ta mất tập trung.

Chỉ cần nghĩ về việc bạn dễ dàng bị lạc trong một tìm kiếm đơn giản của Google. Hàng triệu kết quả hiện lên trong trình duyệt của chúng tôi, sự tò mò của chúng tôi được đánh giá cao nhất và chúng tôi kết thúc việc đọc về một chủ đề hoàn toàn khác. Ta bị lạc trong các blog và các video Youtube không liên quan. Điện thoại của chúng ta đã trở thành một chi tiết khác, luôn kết nối với chúng ta, đôi khi suốt đêm để ta không bỏ lỡ một tin nhắn hoặc email nào. Chúng ta bỏ mọi thứ để luôn cập nhật trên mạng xã hội - trả lời bài đăng, tải ảnh lên và duy trì kết nối.

Và mặc dù tất cả những thứ gây xao nhãng này kéo chúng ta ra khỏi những gì chúng ta nên làm, chúng ta vẫn tiếp tục nhấp đi nhấp lại.

Sự phân tâm thường xuyên xuất hiện và để duy trì sự tập trung vào các ưu tiên, điều quan trọng là phải nhận thức được sự sao lãng khi chúng xuất hiện, nhận thấy “ma lực hấp dẫn” của chúng và sau đó quay trở lại việc tập trung của chúng ta.

Tất nhiên, điều này nói thì dễ hơn làm và cần phải thực hành. Vì sự phân tâm của kỹ thuật số có thể trở nên đặc biệt hấp dẫn, ngoài việc làm việc với nhận thức, bạn có thể thực hiện các bước thiết thực để chống lại sự cám dỗ.

Ảnh: rami-al-zayat-w33-zg-dNL4-unsplash

Dưới đây là một vài gợi ý:

Đặt thời gian được chỉ định trước để kiểm tra email, có thể một lần vào buổi sáng, buổi chiều và buổi tối. Thời gian còn lại khi bạn đang làm việc, hãy thiết lập khung thời gian check và trả lời những email ưu tiên trong khoảng thời gian nhất định. 

Bất cứ khi nào có thể, hãy rút phích cắm. Sử dụng các công cụ và plugin của trình duyệt để tắt kết nối Internet của bạn và chặn các trang web cụ thể. Nếu bạn đang viết, bạn có thể sử dụng các trình soạn thảo văn bản không gây mất tập trung để giúp bạn luôn ngoại tuyến.

Làm việc trong khoảng thời gian cố định hàng giờ. Đặt hẹn giờ trong một giờ hoặc lâu hơn và cam kết với bản thân rằng trong thời gian đó, không được làm sai lệch công việc đó. Chống lại sự thôi thúc bị cuốn đi bởi những thứ khác.

Quan trọng nhất là rèn luyện ý thức. Quan sát tâm trí của bạn. Bạn sẽ bị phân tâm vì vậy khi nó xảy ra, hãy chú ý đến “ma lực” của sự mất tập trung và quay lại nhiệm vụ của bạn, lặp đi lặp lại như vậy, nếu bạn bị mất tập trung, dừng lại, nhận diện, quay lại với nhiệm vụ của mình. Làm việc theo cách này với nỗ lực, sẽ giúp bạn tăng cường sự tập trung.

Mỗi lần làm một việc, tránh sự quá tải.

Một trong những thách thức mà chúng ta phải đối mặt trong cuộc sống hiện đại là tình trạng quá tải thông tin.

Đã từng có giả định rằng chúng ta có thể chú ý đến năm đến chín điều cùng một lúc. Nhưng qua nhiều năm, các nhà khoa học thần kinh đã học được rằng chúng ta thực sự chỉ có thể làm việc cùng lúc ba thứ tại một thời điểm nhất định.

Bất cứ điều gì vượt quá dẫn đến kích thích quá mức và mất tập trung, vì vậy không có gì ngạc nhiên khi chúng ta gặp vấn đề khi tập trung. Trí óc của chúng ta không được tạo ra để vận hành theo cách mà chúng ta đang buộc chúng phải làm.

Tất cả tùy thuộc vào việc chúng ta ý thức đến lượng thông tin mà  thân đang xử lý.

Ảnh: john-baker-3To9V42K0Ag-unsplash

Quá nhiều khiến chúng ta không thể tập trung vì nó khiến bộ não của chúng ta rơi vào trạng thái mệt mỏi khi quyết định. Đó là khi những quyết định nhỏ trở nên khó thực hiện như những quyết định quan trọng.

Tình trạng quá tải này cũng có thể ảnh hưởng đến sức khỏe của chúng ta. Nó có thể dẫn đến căng thẳng và mất ngủ. Nhưng chúng ta thường không giải quyết được tình trạng quá tải vì hai lý do. Trước hết, việc tiếp thu thông tin sẽ cảm thấy dễ chịu và lượng dopamine nhỏ mà chúng ta nhận được sẽ gây nghiện.

Thứ hai, nhiều người trong chúng ta làm việc trong các ngành nghề mà việc trực tuyến, trả lời tin nhắn và email cũng như trên các diễn đàn xã hội là một yêu cầu bắt buộc. Nó không đơn giản như “nói không và rút phích cắm”.

Việc chuyển đổi trọng tâm giữa các điểm chú ý sẽ làm chậm quá trình sáng tạo và giao tiếp của chúng ta. Sẽ kém hiệu quả hơn nếu chúng ta liên tục dừng lại và bắt đầu, thay đổi trọng tâm và phá vỡ quy trình của chúng ta. Nó cũng khiến chúng ta dễ mắc sai sót và nhầm lẫn hơn.

Vì vậy, bất cứ khi nào có thể, chúng ta muốn ý thức đến việc ngăn chặn tình trạng quá tải thông tin bằng cách tập trung vào một việc tại một thời điểm trong cuộc sống hàng ngày. Làm như vậy sẽ để lại nhiều khoảng trống hơn trong tâm trí chúng ta để tập trung.

Tất nhiên, điều này đòi hỏi sự chánh niệm

Ý thức được nhiệm vụ hoặc hoạt động bạn đang tập trung và chống lại sự thôi thúc chuyển sang việc khác. Bạn có thể thực hành điều này với các hoạt động thiêng liêng không cần cắm điện. Những thứ như yoga hoặc đi bộ đường dài. Nấu ăn hoặc chơi một nhạc cụ. Tắt điện thoại và kết nối những lúc rảnh rỗi. Tập trung hoàn toàn vào từng nhiệm vụ.

Khi bạn đang làm việc, hãy loại bỏ mọi phiền nhiễu có thể khiến bạn khó tập trung toàn bộ sự chú ý vào một việc duy nhất.

Hãy thật tỉnh giác về các ưu tiên của mình. Khi bạn làm quá nhiều việc cùng một lúc, hãy tự hỏi khả năng bạn sẽ hoàn thành ưu tiên lớn nhất của mình là bao nhiêu. Và sau đó, hãy buông bỏ những thứ còn lại, những thứ bạn không thể hoàn thành được một cách viên mãn.

Ảnh: darius-bashar-I8Q261NtB24-unsplash

Chậm lại và nạp năng lượng

Nỗi ám ảnh về năng suất khiến chúng ta khó cho phép mình dừng lại. Nhưng theo cách tương tự, không phải lúc nào cũng có thể tỉnh táo, chúng ta không thể mong đợi tâm trí của mình luôn tập trung. Nó giống như chạy pin không ngừng. Cuối cùng, tâm trí của chúng ta cần “sạc", tái tạo năng lượng để chúng ta không bị kiệt sức.

Đó là lý do tại sao mỗi ngày chúng ta muốn nghỉ giải lao để bản thân chậm lại, “ngắt kết nối” và lấy lại tinh thần. Điều đó có nghĩa bạn dành ít thì giờ cho bản thân, để bản thân có thể tĩnh tại và phản ánh lại mọi việc… Bạn có thể đi dạo, trò chuyện hoặc tham gia, thực hiện một sở thích của mình. Khi chúng ta cảm thấy quá tải, căng thẳng và kiệt sức thì cũng có nghĩa chúng ta hiểu rằng đã đến lúc phải nghỉ ngơi.

Dành thời gian để làm mới cả ngày là yếu tố cần thiết để duy trì sự tập trung, vì vậy đây là một số cách để dừng lại, ngắt kết nối và nạp năng lượng.

Ảnh: daniel-monteiro-HwNCyLWw7hw-unsplash

Làm việc theo từng khoảng thời gian giống như cách phổ biến khi tập thể dục. Ví dụ, bạn có thể làm việc trong 45 phút và sau đó nghỉ 10 phút để duỗi chân hoặc tĩnh tâm. Khi bạn dành cho mình những khoảng thời gian nghỉ ngơi, bạn có thể đảm bảo tốt hơn những khoảng thời gian tập trung hiệu quả.

Vào buổi tối và cuối tuần, hãy dành nhiều thời gian hơn để ngắt kết nối và “sạc” lại tinh thần của mình. Đi bộ hoặc tập yoga. Ngồi thiền giúp tâm trí thư thái, tĩnh tại. Hãy hoà mình toàn tâm toàn ý vào một sở thích hoặc đam mê hay các hoạt động tiếp thêm năng lượng để bạn có thể tập trung tốt hơn khi quay trở lại làm việc. Đi nghỉ cuối tuần và đến những nơi thiên nhiên như núi rừng hay bãi biển. Khi bạn thư giãn và tạo sự cân bằng trong cuộc sống, khả năng tập trung của bạn sẽ được củng cố.

Bằng cách thực hiện các bước như thế để củng cố sự tập trung, bạn sẽ nhận thấy rằng theo thời gian, năng suất của bạn tăng lên một cách tự nhiên cũng như khả năng mang lại hiệu quả và sự sáng tạo hơn cho công việc của bạn.

Ảnh: john-verhoestra-Yh2UPFrdYoU-unsplash

ThS Nguyễn Bảo Ân lược dịch từ: https://blog.calm.com/